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雖然廣大秘書人員及其所服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)已認(rèn)識到了秘書參謀的重要性，但是秘書參謀的實(shí)際效果總是不盡如人意，有時甚至事與愿違。出現(xiàn)這種結(jié)果的原因是比較復(fù)雜的，其中很重要的一點(diǎn)就是秘書在參謀過程中沒有把握好可為與不可為的界限，沒有注意到參謀活動的禁忌。秘書不是處理和解決問題的責(zé)任人，而僅僅是“參與”人，所以秘書參謀的禁忌主要是“說話”的禁忌，而非“思想”和“行為”的禁忌。
一忌妄自出謀劃策
秘書不是專職參謀人員，而是在具體事務(wù)處理上為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)的人員。因此，秘書的參謀職能要通過各種各樣的服務(wù)來體現(xiàn)，其實(shí)現(xiàn)的基本方式是間接的，是與其他服務(wù)活動相伴相生的。例如，可以滲透到擬制計劃方案中，融進(jìn)起草領(lǐng)導(dǎo)講話稿中，體現(xiàn)在向領(lǐng)導(dǎo)請示匯報工作中，揉進(jìn)工作日程的安排中，等等。這些方式都是許多秘書經(jīng)常采用的，而且常常是有效的。它們的共同特點(diǎn)是包含在具體工作任務(wù)的完成過程之中，因而是被動的。秘書參謀的性質(zhì)是主動的，但這種主動是在完成具體工作任務(wù)之中的主動，即被動狀態(tài)下的主動。這是秘書參謀的重要特點(diǎn)。如果忽略了這一點(diǎn)，忽略了秘書參謀的被動本質(zhì)去主動參謀，那就是妄出主意了。
決策是領(lǐng)導(dǎo)最重要的職責(zé)。決策需要從宏觀上高屋建瓴地把握局勢，需要審時度勢地體察情況，需要謹(jǐn)慎入微地分析判斷，更需要當(dāng)機(jī)立斷的勇氣和魄力。秘書之所以為秘書，是因為他們不具備領(lǐng)導(dǎo)的這些職責(zé)和素質(zhì)。秘書在決策中的主要任務(wù)是把領(lǐng)導(dǎo)的思路細(xì)化、完善化，起到拾遺補(bǔ)闕的作用，這是秘書的職責(zé)所限定的。如果秘書背離了這種被動性要求，不合時宜地向領(lǐng)導(dǎo)提建議、出主意，就超越了自身的職責(zé)，就是“越位”。雖然領(lǐng)導(dǎo)并非時時事事高明，秘書的意見、建議也并非件件不含真知灼見，但是領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識問題的高度和角度常有其獨(dú)特性，秘書的主意有時會對領(lǐng)導(dǎo)的決心產(chǎn)生一定的干擾，也可能誤導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)決策的方向，所以秘書是不能不擇時機(jī)地主動提意見建議的。倘若領(lǐng)導(dǎo)氣量狹小或性情剛愎，秘書主動提意見建議就有指手畫腳之嫌，會被領(lǐng)導(dǎo)誤會，因而秘書是不應(yīng)該妄自出謀劃策的。
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